La calidad, el control y la eficiencia económica (página 2)

Enviado por Fidel Francisco Alvarez Gainza

Partes: 1, 2

III.-El control de
calidad:

Si bien es cierto que a la dirección se le concede una importancia
fundamental en los resultados de una organización, sea ésta un equipo
deportivo, un partido político, una empresa, un
ejército, un ministerio o el gobierno de una
nación,
no debe existir espacio a la duda de que una buena
dirección es el resultado de la aplicación
coherente de todas las funciones propias
de la gestión, a saber: la planificación, la
organización y el control. Es
verdad que la función de
dirección es la más visible, también la
más cuestionable, pero al ejercerla se requiere hacer uso
de las restantes funciones. Dirigir es orientar, guiar, encausar
una organización a un objetivo
determinado, pero: ¿Cómo se define el (los)
objetivo(s) a alcanzar? ¿Cómo se establecen las
acciones para
alcanzar el (los) objetivo(s)? ¿Qué recursos implica
el logro del (los) objetivo(s)? ¿Cómo se va
cumpliendo lo proyectado y qué hacer ante el cambio de
escenario o al detectar desviaciones? A estas y otras
interrogantes deberán dar respuesta los directivos,
debiendo apoyarse para ello en las restantes funciones de la
gestión.

En resumen, cuando se ejerce la dirección se
estarán ejerciendo en mayor o menor medida, con mayor o
menor grado de efectividad, todas las funciones de la
gestión.

3.1-El control:

El control es la función o actividad dirigida a
comprobar, inspeccionar, fiscalizar, lo establecido, normado o
planificado. En principio, para ejercerlo deberá existir
un objeto de control, entiéndase a quién se va a
controlar; después será necesario saber qué
se va a controlar, es decir, se controlará el nivel de
cumplimento de lo establecido, recogido o expresado en un
plan, un
presupuesto, una
norma o normativa, una reglamentación o una ley. Finalmente
se requiere saber (o definir) quién será el
responsable de ejercer el control, definiendo los mecanismos o
herramientas a
emplear, el procedimiento a
seguir y el momento en el cual se deberá realizar la
acción.

Al control se le atribuyen un conjunto de
características o particularidades, entre las que se
cuentan las siguientes:

Oportunidad: cuando el control es oportuno es
posible detectar los problemas o
las desviaciones con tiempo
suficiente para realizar correcciones e investigar las causas,
reduciendo de manera sustancial las afectaciones. Cuando no
sucede así generalmente estamos en presencia de un
control post mortem.
Sistematicidad: el control deberá
realizarse periódicamente, pero los plazos se
establecerán en función de las
características del objeto a controlar. El control no
debe ser insuficiente, pero tampoco se debe realizar
innecesariamente, sobre todo cuando hay un gasto asociado sin
que exista aporte al proceso.
Retroalimentación: de nada sirve
controlar si no se informa de los resultados obtenidos, sobre
todo cuando se observan desviaciones e incumplimientos. Lo
importante del control es conocer lo que está sucediendo
y en función de esto hacer las correcciones en los casos
que resulte necesario.
Objetividad: si el déficit de control
es perjudicial, el exceso también lo es. Se
deberá controlar lo realmente necesario y lo que es
susceptible de ser controlado, de lo contrario el control es
inefectivo y pierde seriedad. Todo lo que se regule y luego no
sea debidamente controlado, solo contribuirá a demeritar
el papel del control.
Independencia: para que resulte realmente
efectivo, el control deberá realizarse conscientemente,
sin estar sujeto a nada que impida el cumplimiento de sus
objetivos y
mucho menos que restrinja su alcance. En la organización
interna de una empresa
deberá velarse porque las estructuras
de control tengan la independencia necesaria, evitando con esto que
se desvirtúe la información en un intento por salvar
responsabilidades.

La actividad o función de control implica ciertos
gastos,
fundamentalmente en recursos
humanos (especialistas de control), aunque también
-como en el caso de la calidad- puede
demandar el uso de otros medios, tales
como laboratorios (materiales y
equipos), instrumentos de
medición, etcétera. Quiere esto decir, que en
la práctica controlar tendrá una repercusión
económica, en tanto implicará determinado nivel de
gasto para la empresa o
entidad. Sin embargo, siendo esto completamente cierto, no se
puede pasar por alto que estos gastos serán
imprescindibles y necesarios, sobre todo cuando al realizarlos
correctamente se garantiza el empleo
adecuado de los recursos, contribuyendo a la eficiencia
económica, sin contar que en el caso de la calidad la
repercusión es aun mayor, por la necesidad que tienen las
empresas de
mantener la confianza de los clientes y
consumidores.

Ningún empresario
serio niega el papel de la contabilidad
(la forma más importante de control económico) como
herramienta de control y sobre todo de análisis, porque hay que decirlo: de poco
valdrá contabilizar si no se realizan los análisis
correspondientes y no se extraen datos de la
información primaria. De todos modos, válido es
reconocer que existen empresarios para los que la contabilidad
solo es importante por la necesidad de cumplir con lo establecido
por las regulaciones de las entidades gubernamentales,
además de la posibilidad de reducir la cuantía del
pago de impuestos
alterando algunos gastos o reduciendo el nivel de la
facturación real. Más allá de eso, poca es
la connotación que le confieren a la contabilidad y al
análisis, sobre todo por desconocimiento.

3.2.-El control de calidad:

En calidad lo típico del control es la cadena:
antes-durante-después, referido esto al control previo de
los materiales que intervendrán en el proceso de producción (antes), el control en las
diferentes fases del proceso de producción (durante) y
finalmente el control del producto
terminado o semielaborado (después). Siempre el control
estará dirigido a evaluar el cumplimiento de los
estándares establecidos, evitando oportunamente
afectaciones a los parámetros de calidad previstos. Como
es de suponer, en la medida en que se avanza a lo largo de la
"cadena", el control se hace más complejo desde el punto
de vista técnico, pero también de mayor
implicación desde el punto de vista económico.
Ciertamente la calidad de un producto e incluso de determinados
servicios
está determinada por elementos técnicos, pero, de
acuerdo a lo explicado con anterioridad, no se puede olvidar su
repercusión económica. Los costos van
aumentando en la medida en que se avanza en la "cadena", no solo
porque se añaden gastos asociados a la actividad de
control, sino porque las desviaciones en los parámetros de
calidad planificados pueden implicar la necesidad de correcciones
o simplemente producción defectuosa no apta para la
venta, al menos
no para el mercado previsto.
En este último caso pudiera preguntarse: ¿los
costos que genera la producción inservible o no apta para
la venta es un costo de calidad?
En mi criterio sí, porque la causa estará en
algún error del sistema,
incluyendo problemas en la manipulación o fallas en el
proceso productivo.

De forma general se puede decir que en términos
relativos el gasto en control de calidad en los tres momentos
antes enunciado, se comporta de la siguiente forma:

En la misma medida que las materias primas y los
materiales se transforman o se van incorporando a lo que
será el producto terminado (o semielaborado), el nivel de
complejidad del control en términos de medición y evaluación, deberá ser
mayor.

3.3.-Los Costos de Calidad:

Siguiendo la lógica
de lo antes expuesto, en términos económicos es
posible hacer referencia en el caso de la calidad a los costos
originados por la evaluación propiamente dicha, que
incluirá todos los gastos en que se incurren en el proceso
de medición y comprobación de los parámetros
de calidad establecidos, tanto de las materias primas y
materiales que intervendrán en el proceso de
producción (o servicio) como
en las diferentes etapas del proceso productivo. Este costo puede
definirse como Costo de Evaluación (CE). Su
cuantía dependerá de las características del
proceso de producción y del producto en
cuestión.

Otro costo a considerar es el ocasionado por los
productos que
no cumplen con los parámetros de calidad establecidos.
Para estos productos, comúnmente denominados
defectuosos, existen dos posibilidades: mejorarlos o
reprocesarlos (siempre y cuando esto sea posible desde el punto
de vista técnico o tecnológico) o declararlos
inservibles. En cualquiera de las dos opciones se genera un costo
para la empresa, en el primer caso vinculado a los gastos
adicionales para enmendar el producto o artículo (CR =
Costo de Reprocesamiento); en el segundo, porque el producto
o artículo se pierde y con el todo lo invertido (CI =
Costo de
Producción Inservible = Costo de Producción
Unitario x Unidades Inservibles). Esto se denominará
Costo por Fallos (CF), que no quiere decir que se deba
necesariamente a problemas en el sistema de control de calidad,
sin embargo, el hecho real es que la producción defectuosa
ocasionará gastos adicionales a la empresa.

CC = CE + CF
CF = CR + CI

También puede darse el caso que la
producción que incumpla los parámetros de calidad
establecidos se pueda vender a un precio menor,
estableciendo correctamente las diferencias necesarias para
evitar confusiones en los consumidores. Cuando existe ésta
opción se pueden presentar dos situaciones:

El artículo o producto se vende por debajo del
costo, con lo cual se recuperará solo una parte de lo
gastado. La diferencia entre el Costo Real y el Precio de Venta
será un Costo Por Fallos (CF).
El artículo o producto se vende a un precio
menor al establecido (o previsto) para los que cumplen con los
parámetros de calidad establecidos, pero por encima del
Costo Real de Producción. En este caso se logrará
recuperar lo invertido en el producto, solo que con un margen
menor o incluso sin ningún margen, en el caso de que se
venda al costo. La afectación desde el punto de vista
económico será a la Utilidad. En
esta situación no se genera un costo propiamente dicho,
aunque desde el punto de vista del control y de medir con
exactitud los problemas de calidad, pudiera decidirse incluirlo
en el Costo por Fallos.

IV.- Ejemplo:

Veamos lo antes expuesto utilizando un ejemplo de una
empresa en la que se propone invertir en un sistema de Control
de Calidad dirigido a reducir los costos que genera la
producción defectuosa. La inversión solo puede realizarse afectando
otras partidas del presupuesto del próximo año,
de modo que no queda otra opción que demostrarle a la
Junta Directiva la efectividad estimada de la medida propuesta.
Los datos reales y estimados se muestran en la tabla que
aparece a continuación, en donde, para evitar
distorsiones en el análisis comparativo se han mantenido
iguales los niveles de producción, el Precio de Venta y
el Costo Variable. El Costo Fijo aumenta por la influencia del
Costo de Inversión asociado al sistema de control de
calidad propuesto.

La propuesta se sustenta en la reducción de la
producción inservible y en el aumento de la recuperable,
todo mediante un sistema de calidad más preventivo y
oportuno.

La evaluación se basará en:

Determinar el Costo Total, considerando la
influencia del Costo por Fallos.
Cuantificar el nivel de Utilidad.
Comparar la Utilidad con el Costo de
Inversión.

V.- Conclusiones:

Al terminar la clase mis
alumnos tenían los elementos necesarios para reconocer
la importancia que tiene el control como instrumento de
gestión, pero además, entendieron algo más
importante: en economía no existen
las respuestas tipo, sino que se requiere del análisis y
evaluación concreta de cada situación. En el
ejemplo utilizado invertir resultaba una buena opción,
incluso cuando partiera de la necesidad de afectar algunas
partidas del Presupuesto del siguiente año.
Paradójicamente, en el ejemplo utilizado la
inversión y la reparación tenían cabida,
es decir, no resultaban opciones contrapuestas, sino que se
complementaban de manera satisfactoria.

Si las estimaciones realizadas para el análisis
son correctas (no se puede olvidar la importancia de la
calidad de la información en los resultados de un
estudio o evaluación), si se realiza el control de
calidad de la forma establecida y la evaluación es
confiable, invertir en calidad le reportará a la empresa
más de una ventaja:

Aumentar sus ventas sin
aumentar la producción (la producción apta para
la venta se incrementa en un 3 %).
Reducir el Costo por Unidad de Producción y
de Venta (de 7,55 se reduce a 7,36 por unidad).
Aumentar la Utilidad, a pesar de que aumenta el
Costo Total (se incrementa la Utilidad en un 24 % sin
aumentar la producción).
En términos estrictamente económicos,
se puede decir que la inversión se recupera en un
año, porque el incremento en la Utilidad se debe
únicamente a la aplicación de la medida
propuesta.